Contoh action plan sederhana sering kali menjadi acuan saat seseorang ingin menyusun rencana kerja yang jelas dan terarah. 

Meski terlihat gampang, menyusun action plan yang tepat sebenarnya membutuhkan perhatian khusus dan langkah-langkah tertentu agar hasilnya benar-benar efektif dan dapat dijalankan dengan baik.

Tujuan dari penyusunan rencana ini adalah untuk memastikan setiap tugas berjalan sesuai jalurnya dan mendukung tercapainya target secara maksimal. 

Dalam rencana ini biasanya tercantum pembagian tugas secara rinci beserta batas waktu penyelesaiannya. Selain itu, kamu bisa menentukan skala prioritas dari setiap kegiatan agar tahu mana yang perlu ditangani terlebih dahulu.

Lalu, bagaimana cara menyusun action plan yang tepat? Mari pahami terlebih dahulu makna dari action plan sebelum masuk ke tahap penyusunan dan contoh action plan sederhana yang bisa kamu terapkan sesuai kebutuhan.

Pengertian Action Plan

Action plan merupakan sebuah catatan tertulis yang berisi susunan langkah-langkah atau tindakan yang perlu dijalankan dalam kurun waktu tertentu. 

Dokumen ini berfungsi sebagai acuan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan agar tujuan yang telah dirumuskan dapat dicapai secara maksimal. 

Semakin terperinci rencana yang disusun, maka akan semakin mempermudah proses dalam meraih hasil yang diharapkan.

Selain berguna untuk perencanaan pribadi, action plan juga dapat diterapkan dalam lingkup yang lebih luas seperti organisasi atau institusi. 

Oleh karena itu, banyak perusahaan yang memanfaatkan action plan sebagai alat bantu untuk mencapai sasaran bisnis yang telah ditetapkan.

Bagian-bagian Action Plan

Setelah mengetahui arti dari action plan, kini saatnya membahas elemen-elemen penting yang membentuk dokumen tersebut. Secara umum, action plan terdiri dari lima komponen utama, yaitu:

1. Rincian Pekerjaan

Langkah pertama adalah merinci semua tugas yang harus dilakukan secara spesifik. Mulailah dengan mengidentifikasi gagasan utama atau area yang perlu diperhatikan untuk mencapai target yang telah ditentukan. 

Tentukan pula mana yang harus didahulukan dan apa saja yang dibutuhkan agar setiap tugas dapat diselesaikan dengan tepat.

2. Penjadwalan

Penentuan waktu merupakan bagian tak terpisahkan dari penyusunan action plan. Menyusun jadwal yang akurat akan memudahkan dalam menetapkan batas waktu. 

Oleh karena itu, pastikan tidak keliru dalam memilih tenggat agar seluruh rencana bisa berjalan sesuai harapan.

3. Kebutuhan Sumber Daya

Selanjutnya, penting untuk menghitung kebutuhan sumber daya secara tepat agar proses kerja dapat berjalan efektif. Hal ini membantu kamu memahami kapan dan di mana sumber daya tersebut digunakan, serta jumlah yang diperlukan. 

Dengan begitu, alokasi anggaran menjadi lebih jelas dan dapat mencegah pengeluaran yang berlebih atau kurang.

4. Pembagian Peran

Selain sumber daya, rencana aksi juga mencakup siapa saja yang akan bertanggung jawab atas setiap tugas. 

Menetapkan tanggung jawab kepada masing-masing individu yang terlibat dapat meningkatkan efisiensi dan membantu mencapai hasil kerja yang maksimal.

5. Alur Komunikasi

Unsur terakhir dalam sebuah action plan adalah komunikasi yang terstruktur. Tanpa komunikasi yang efektif, proses kerja bisa terganggu dan hasil akhir tidak sesuai harapan. 

Maka dari itu, menjaga kelancaran informasi antar pihak yang terlibat menjadi bagian penting dalam pelaksanaan setiap rencana.

Manfaat Action Plan

Ternyata, menyusun rencana aksi membawa berbagai keuntungan yang bisa langsung dirasakan. Berikut ini beberapa manfaat dari penggunaan action plan yang penting untuk diketahui:

1. Menjadi acuan saat menjalankan pekerjaan

Dokumen perencanaan ini dapat membantu kamu mengenali apa saja pekerjaan yang harus ditangani. Dengan begitu, kamu tidak perlu merasa bingung untuk menentukan langkah pertama. 

Selain itu, kamu dapat mengevaluasi apa saja yang masih dibutuhkan agar pekerjaan selesai secara terstruktur dan terorganisir.

2. Meningkatkan semangat dalam menyelesaikan tugas

Adanya perencanaan membuat setiap pekerjaan terasa lebih terukur. Kamu bisa melihat progres serta berapa banyak tugas yang tersisa. 

Ketika berhasil menyelesaikan pekerjaan sesuai dengan target, perasaan bangga terhadap pencapaian diri akan muncul dan memberikan dorongan untuk terus produktif.

3. Menyajikan urutan kerja yang sistematis

Rencana aksi memberi gambaran yang jelas tentang tahapan yang harus dilalui. Alhasil, kamu tidak akan kebingungan dalam menentukan tugas berikutnya, karena semua sudah tercatat dengan runtut dan mudah diikuti.

4. Memudahkan dalam menentukan skala prioritas

Tidak semua pekerjaan bisa diselesaikan secara bersamaan. Dengan bantuan action plan, kamu bisa mengelompokkan mana yang harus dituntaskan terlebih dahulu berdasarkan tingkat urgensinya. 

Ini sangat membantu agar tidak ada pekerjaan penting yang terlewatkan.

5. Jadwal kerja menjadi lebih tertata

Setiap pekerjaan pasti memiliki tenggat waktu. Dengan mencatat semuanya dalam satu dokumen, kamu akan lebih mudah dalam mengelola waktu serta menghindari penumpukan tugas. 

Segala hal terkait tenggat dan urutan kerja pun menjadi lebih jelas dan tertib.

Kriteria Action Plan yang Baik

Penyusunan action plan perlu dilakukan dengan cermat agar hasilnya benar-benar efektif. Terdapat sejumlah aspek penting yang menjadi indikator kualitas dari sebuah rencana kerja, antara lain:

Harus mencakup semua elemen yang diperlukan

Dokumen perencanaan sebaiknya disusun secara menyeluruh, memuat setiap langkah dan elemen pendukung lain yang relevan dalam rangka mencapai target. 

Rencana yang detail akan menjadi panduan yang jelas sehingga mempermudah pelaksanaan tanpa kebingungan di tengah jalan.

Harus ditulis secara jelas dan terstruktur

Setiap tahapan perlu diuraikan secara rinci, mulai dari apa yang perlu dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, hingga kapan langkah tersebut harus dijalankan. 

Dengan perencanaan yang transparan seperti ini, setiap pihak yang terlibat dapat mengikuti alurnya dengan mudah, sehingga proses pencapaian tujuan menjadi lebih efisien.

Harus sesuai dengan realitas yang sedang dihadapi

Sebisa mungkin hindari menyusun rencana yang tidak realistis atau sulit untuk dijalankan. Rencana kerja harus disesuaikan dengan situasi saat ini. 

Memang, dalam pelaksanaannya bisa saja terjadi perubahan yang menuntut penyesuaian, namun perubahan tersebut tetap harus mempertimbangkan kondisi nyata yang sedang dihadapi agar tetap relevan dan dapat dilaksanakan.

Komponen Action Plan

Dalam sebuah rencana aksi, umumnya terdapat sejumlah elemen penting yang harus diperhatikan agar pelaksanaannya berjalan sesuai tujuan, di antaranya adalah:

1. Action: Tindakan yang akan dilakukan.
2. Action Steps: Langkah-langkah tindakan yang harus dilakukan.
3. Responsible: Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan tindakan itu.
4. Support: Orang-orang yang bisa membantu orang yang bertanggung jawab di atas.
5. Status: Ukuran keberhasilan keberhasilan suatu tindakan.
6. Budget: Biaya yang dibutuhkan untuk melakukan berbagai tindakan itu.
7. Start date: Kapan tindakan itu harus dimulai.
8. End date: Kapan tindakan itu harus diselesaikan.

Cara Membuat Action Plan

Menyusun rencana aksi bisa menjadi tantangan tersendiri, apalagi bagi kamu yang berkecimpung di lingkungan kerja profesional. Agar tidak keliru dalam menyusunnya, berikut ini beberapa langkah yang bisa kamu ikuti:

Terapkan prinsip SMART

Langkah awal yang dapat dilakukan adalah dengan menerapkan pendekatan SMART. Metode ini dapat membantumu menyusun rencana kerja yang sistematis dan menetapkan target dengan lebih akurat. Berikut penjelasannya:

• Spesifik

Sasaran yang ditetapkan harus benar-benar terdefinisi dengan rinci. Misalnya, daripada hanya berniat menaikkan angka penjualan, lebih baik menentukan angka dan target yang ingin dicapai.

• Terukur

Tujuan tersebut harus bisa dilihat dan diukur perkembangannya, seperti membuat laporan penjualan mingguan atau bulanan untuk melihat sejauh mana kemajuan yang dicapai.

• Dapat Dicapai

Target yang dibuat harus realistis dan mampu mendukung pertumbuhan secara bertahap.

• Relevan

Tujuan harus sejalan dengan kemampuan serta kebutuhan yang sedang dihadapi.

• Berbasis Waktu

Setiap tugas dan tahapannya harus memiliki batas waktu yang jelas agar progres dapat dipantau secara teratur.

Libatkan seluruh tim

Sebagai pengelola usaha atau pemimpin proyek, penting untuk melibatkan seluruh anggota tim dalam proses perencanaan. 

Dengan ikut sertanya semua pihak yang terlibat, setiap orang memiliki pemahaman yang sama tentang arah kerja dan tanggung jawab masing-masing. 

Melibatkan tim juga membuka ruang diskusi untuk berbagai ide yang bisa memperkuat strategi yang disusun.

Lakukan penyebaran informasi secara merata

Setelah seluruh tim dilibatkan dalam penyusunan rencana, langkah selanjutnya adalah menyampaikan informasi secara menyeluruh kepada semua anggota. Berikan pemahaman mengenai manfaat rencana tersebut bagi tim maupun organisasi. 

Jika ada yang kurang yakin atau menolak, berikan penjelasan secara menyeluruh agar mereka bisa mendukung implementasi rencana secara penuh.

Susun daftar langkah-langkah

Sebelum menyusun rencana aksi yang utuh, buatlah daftar tugas-tugas yang perlu diselesaikan. Ini akan membantumu memecah tujuan besar menjadi target-target yang lebih mudah ditangani. 

Pastikan bahwa daftar yang disusun bersifat realistis dan relevan dengan kondisi serta kebutuhan. Selain itu, seluruh anggota tim harus memiliki akses pada daftar ini agar mereka memahami peran dan tugasnya masing-masing.

Rinci tiap langkah dengan jelas

Agar arah kerja menjadi lebih terarah, buatlah penjabaran terperinci dalam bentuk tabel atau kolom yang berisi semua tugas, penanggung jawab, dan batas waktu pelaksanaan. 

Dengan panduan yang jelas, kamu dan tim bisa bertindak sesuai dengan yang direncanakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Buat jadwal waktu secara tepat

Perencanaan waktu sangat penting untuk memastikan perkembangan pekerjaan tetap konsisten. 

Sebelum menetapkan batas waktu, kamu perlu berdiskusi dengan pihak yang bertanggung jawab agar tenggat yang ditentukan sesuai dengan kapasitas masing-masing. 

Selain itu, identifikasi juga tugas-tugas utama yang menjadi syarat sebelum tugas-tugas lain dapat dilakukan.

Tentukan alokasi sumber daya

Sebelum menyusun rencana kerja secara menyeluruh, penting untuk menilai kemampuan serta keahlian yang tersedia di dalam tim. Setelah itu, tentukan siapa saja yang sesuai untuk mengerjakan masing-masing tugas. 

Sertakan juga penjelasan mengenai tanggung jawab dan jenis sumber daya yang dibutuhkan seperti dana, perlengkapan, dan tenaga kerja.

Hitung kebutuhan anggaran

Setelah mengetahui kebutuhan sumber daya, kamu juga perlu menghitung estimasi biaya untuk menyelesaikan seluruh aktivitas yang direncanakan. Seluruh pengeluaran harus dicatat sejak awal pada saat menyusun anggaran. 

Jika dana tidak mencukupi, rencana perlu ditinjau kembali—bahkan, bila perlu, beberapa bagian dapat disesuaikan atau dihapus.

Buat gambaran visual dari rencana

Visualisasi rencana dalam bentuk grafik, bagan, atau tabel akan membantu semua orang memahami isi rencana dengan cepat. 

Pastikan tampilan tersebut menyampaikan informasi penting seperti jenis pekerjaan, penanggung jawab, batas waktu, serta kebutuhan sumber daya dengan mudah dimengerti.

Pantau perkembangan dan sesuaikan bila diperlukan

Memantau jalannya pekerjaan akan memberikan gambaran yang lebih jelas tentang seberapa jauh rencana sudah dijalankan. Buatlah indikator untuk menilai kemajuan, misalnya jumlah tugas yang telah selesai. 

Jika ada tugas yang terlambat diselesaikan, berikan catatan penyebab keterlambatannya. Apabila muncul situasi tak terduga yang mengganggu pelaksanaan, mintalah masukan dari tim apakah strategi yang telah dibuat perlu disesuaikan. 

Perlu diingat, mencapai tujuan kadang membutuhkan proses yang panjang dan penyesuaian berkala agar hasilnya tetap sesuai dengan harapan.

Contoh Action Plan Sederhana

Supaya kamu lebih mudah dalam menyusun rencana tindakan, berikut ini terdapat contoh action plan sederhana yang diambil dari glints.com dan dapat dijadikan sebagai acuan atau format dasar dalam pembuatannya.

1. Action Plan Membuka Stan Kerajinan di Pop Up Market

Metode yang digunakan adalah SMART.

• S: mengikuti pop up market tanggal 31 Desember 2023.
• M: membawa produk seharga Rp5.000.000, biaya operasional Rp2.000.000.
• A: target omzet Rp9.000.000.
• R: mendukung pengembangan Vira Craft.
• T: mulai produksi tanggal 10 Desember 2023 dan siap pada tanggal 27 Desember 2023.

2. ActionPplan untuk Pernikahan Marina

Metode yang digunakan adalah The Four Questions.

• WHAT: mempersiapkan acara ijab kabul dan syukuran kecil untuk Marina.
• WHY : Marina sudah yatim piatu.
• HOW: meminjam rumah bu RW untuk lokasi. Biaya dan tenaga dari sumbangan warga.
• WHEN: persiapan mulai tanggal 25 Oktober 2023, pelaksanaan tanggal 28 Oktober 2023.

3. Action Plan untuk Membuka Usaha Jahit

Metode yang digunakan adalah SMART.

• S: membuka bisnis jahit gift pernikahan.
• M: keuntungan bersih 50% untuk pesanan minimal 20 buah, 40% untuk pesanan diatas 20 dan di bawah 100 buah, dan 25% untuk pesanan di atas 100 buah.
• A: target mendapat pesanan pertama dalam waktu seminggu setelah peluncuran.
• R: memiliki 10.000 pengikut akun craft di TikTok.
• T: persiapan sample dan branding mulai tanggal 1 November 2023, peluncuran di media sosial tanggal 10 November 2023.

Sebagai penutup, dengan memahami struktur dan langkah-langkahnya, kamu bisa mulai menyusun rencana kerja yang efektif berdasarkan contoh action plan sederhana yang sudah tersedia.