JAKARTA - Sedang mencari contoh rundown acara atau mungkin kamu pernah menyusunnya sebelumnya? 

Atau barangkali kamu pernah menghadiri sebuah kegiatan, baik dalam skala kecil maupun besar? Umumnya, acara-acara tersebut telah diatur secara sistematis agar bisa berjalan sesuai rencana dan agenda yang telah ditetapkan.

Dalam pelaksanaan sebuah acara, dibutuhkan struktur dan arahan yang jelas agar semua bagian acara dapat berlangsung tertib, efisien, dan sesuai harapan. 

Karena itu, keberadaan rundown sangat penting sebagai panduan untuk memastikan semua aktivitas dalam acara berjalan sebagaimana mestinya.

Rundown acara sendiri adalah rangkaian susunan kegiatan yang dirancang secara sistematis dan disesuaikan dengan alokasi waktu tertentu. 

Untuk membuatnya, diperlukan perencanaan yang mendetail serta koordinasi yang baik dari tim penyelenggara.

Tingkat keberhasilan sebuah acara sangat dipengaruhi oleh seberapa rinci susunan acaranya. 

Semakin detail rundown yang dibuat, semakin mudah pula bagi penyelenggara untuk menyesuaikan kebutuhan dan aktivitas di tiap waktu yang telah ditentukan. 

Jadi, penting untuk memahami dan memiliki contoh rundown acara sebagai referensi utama dalam penyusunan kegiatan yang efektif.

Pengertian Rundown Acara

Susunan kegiatan dalam sebuah acara dikenal sebagai runtutan yang disusun secara berurutan dan sistematis, berisi rangkaian aktivitas yang dirancang untuk berlangsung dalam batasan waktu tertentu.

Struktur ini biasanya diterapkan dalam penyelenggaraan acara yang melibatkan banyak peserta dan umumnya bersifat resmi. 

Penyusunan runtutan kegiatan menjadi tanggung jawab panitia pelaksana atau pihak yang mengatur jalannya acara, dan dianggap sebagai salah satu elemen krusial dalam perencanaan kegiatan.

Dalam praktiknya, penyusunan dilakukan dengan menggunakan format berbentuk tabel yang sering dipakai dalam berbagai jenis acara, baik itu peringatan hari besar, kegiatan keagamaan, seminar, tayangan televisi, pertunjukan musik, pernikahan, peluncuran gedung baru, acara perusahaan, dan lainnya.

Siapa yang Membuat Rundown Acara?

Dalam setiap kegiatan, terdapat individu atau kelompok yang memiliki tanggung jawab untuk menyusun rangkaian aktivitas agar acara dapat berjalan tertib dan sesuai rencana. 

Umumnya, susunan kegiatan ini digunakan pada acara formal yang melibatkan kehadiran tokoh penting, termasuk pejabat pemerintahan. 

Lalu, siapa saja yang memiliki kewenangan untuk menyusun urutan kegiatan tersebut agar tidak ada bagian yang terlewat? Berikut adalah pihak-pihak yang biasanya bertugas dalam merancang alur kegiatan:

• Untuk lembaga pemerintahan, biasanya tanggung jawab ini dipegang oleh staf protokol yang berada di bawah struktur pemerintahan kabupaten atau provinsi, khususnya dalam Divisi Hubungan Internasional.
• Dalam perusahaan swasta, penyusunan agenda kegiatan biasanya menjadi tugas dari sekretaris, bagian hubungan masyarakat, atau staf yang secara khusus ditunjuk oleh manajemen tingkat atas.
• Sementara di lingkungan organisasi sosial, kepemudaan, atau kemahasiswaan, peran ini sering dijalankan oleh sekretaris organisasi, bidang acara, atau panitia pelaksana kegiatan.

Namun, dalam kegiatan bersifat non-formal seperti perayaan ulang tahun, hari jadi pernikahan, atau acara seremonial lainnya, tidak jarang seseorang memilih untuk bekerja sama dengan penyedia jasa pengelola acara yang sudah berpengalaman.

Baik untuk acara resmi maupun kasual, tahap penyusunan kegiatan tetap harus melalui proses evaluasi oleh panitia sebelum hari pelaksanaan. 

Bagi mereka yang sudah terbiasa menjadi bagian dari kepanitiaan sejak di sekolah, peran menyusun alur kegiatan tentu bukan hal asing. 

Di tingkat sekolah, biasanya siswa yang tergabung dalam OSIS atau relawan khusus akan mengambil bagian dalam merancang agenda acara.

Dalam lingkungan profesional, biasanya terdapat divisi yang memang ditugaskan khusus untuk menangani keseluruhan jalannya kegiatan, mulai dari tahap persiapan hingga penilaian pascapelaksanaan. 

Namun jika tidak tersedia tim internal yang dapat mengelola kegiatan tersebut, umumnya perusahaan atau penyelenggara akan menggunakan jasa dari pihak eksternal seperti penyedia layanan pengelolaan acara demi memastikan hasil yang optimal.

Tata Cara Membuat Rundown Acara

Di bawah ini merupakan panduan dalam menyusun rangkaian kegiatan untuk sebuah acara, yang dapat diterapkan saat akan merancang alur kegiatan.

• Pihak pelaksana, baik itu panitia internal, individu yang ditunjuk, maupun layanan profesional penyelenggara acara, akan memegang peran sebagai pengawas dan penanggung jawab selama jalannya acara.
• Rangkaian kegiatan yang telah dirancang harus disesuaikan dengan waktu yang telah ditentukan sebelumnya dan tidak boleh menyimpang dari jadwal yang telah dibuat.
• Dibutuhkan kerja sama yang baik antara penyusun acara dengan tim perlengkapan agar segala kebutuhan dapat dipenuhi dengan optimal, seperti ketika terjadi kekurangan konsumsi atau kebutuhan teknis lainnya.
• Pelaksanaan simulasi penuh atau gladi bersih sebelum hari pelaksanaan sangat dianjurkan. Ini dilakukan agar setiap orang yang terlibat dalam acara memahami tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.

Pihak yang bertanggung jawab atas jalannya kegiatan harus mampu membangun komunikasi dan koordinasi yang efektif dengan semua elemen yang terlibat. 

Hal ini bertujuan untuk memudahkan penyesuaian apabila terjadi perubahan mendadak dalam agenda yang telah dirancang.

Cara Buat Rundown Acara

Sebelum membahas lebih jauh mengenai apa saja yang perlu dicantumkan dalam tabel alur kegiatan, ada baiknya memahami terlebih dahulu langkah-langkah dalam menyusunnya.

Langkah awal yang perlu dilakukan adalah merancang serta mengatur urutan aktivitas secara sistematis, disesuaikan dengan tema kegiatan dan melibatkan kerja sama tim. 

Pastikan untuk menjalin komunikasi dengan tim terkait daftar peserta penting, pembicara utama, atau tamu kehormatan yang akan hadir dalam kegiatan tersebut. 

Tujuannya adalah agar pihak-pihak tersebut dapat dicatat dan disesuaikan kehadirannya dalam jadwal acara.

Setelah itu, setiap aktivitas yang tercantum perlu diberi batasan waktu yang jelas dan sesuai dengan alokasi yang telah dirancang sebelumnya. 

Penentuan lokasi kegiatan juga tidak boleh diabaikan, terlebih jika kegiatan berlangsung di beberapa ruangan, agar alur aktivitas semakin terstruktur dan mudah diikuti.

Selanjutnya, bagikan susunan kegiatan yang telah dirancang kepada seluruh tim dalam rapat koordinasi. Hal ini bertujuan untuk menampung usulan atau koreksi dari anggota lain yang mungkin belum tercakup dalam rancangan awal.

Setelah disepakati dan tidak ada perubahan, maka dokumen tersebut dapat digunakan dalam sesi pengarahan kepada panitia pelaksana, termasuk mereka yang akan memandu jalannya kegiatan, agar keseluruhan acara dapat berlangsung dengan lancar sesuai rencana.

Kolom dan Baris dalam Rundown

Peran jadwal kegiatan dalam sebuah acara dapat dianalogikan seperti peran peta dalam sebuah perjalanan. Tanpa pemahaman yang baik terhadap peta, seseorang bisa saja tersesat. 

Begitu juga dalam sebuah acara, setiap pihak yang terlibat—terutama panitia—harus mampu memahami isi jadwal kegiatan secara tepat agar acara dapat berlangsung sebagaimana mestinya.

Untuk memahami alur kegiatan dengan baik, dibutuhkan beberapa hal penting, yakni ketepatan dalam memperhatikan detail, kesiapan yang matang, serta pemahaman terhadap struktur jadwal yang disusun. 

Kemampuan untuk fokus dan jeli sangat diperlukan karena daftar kegiatan sering kali memuat banyak informasi dalam rentang waktu yang panjang.

Ketepatan sangat penting untuk mencegah kesalahan, seperti tertukarnya urutan kegiatan, kelalaian dalam penyebutan nama, atau terlewatnya bagian penting karena kurang teliti. 

Selain itu, kesiapan juga menjadi faktor krusial, sebab semua kebutuhan yang berkaitan dengan acara harus dipastikan telah tersedia sebelum kegiatan dimulai.

Pemahaman mengenai cara membaca format juga tidak kalah penting, mengingat dokumen ini umumnya disusun dalam bentuk tabel. 

Oleh karena itu, semua pihak yang terlibat perlu mampu memahami fungsi dari setiap bagian tabel—baik kolom maupun baris—agar tidak terjadi kesalahan dalam menjalankan alur yang telah dirancang.

Kolom dan Baris pada Rundown Acara

Dalam penyusunan jadwal kegiatan sebuah acara, penggunaan baris dan kolom menjadi hal yang umum dilakukan karena sangat membantu dalam proses perancangan dan pembacaan alur kegiatan. 

Mari telaah satu per satu elemen penting dalam struktur jadwal tersebut.

Kolom Nomor

Biasanya, bagian pertama dari sebuah tabel rundown acara berisi kolom penomoran. Fungsinya adalah untuk mengurutkan setiap kegiatan dari awal hingga akhir. 

Walaupun sifatnya tidak wajib, kolom ini tetap disarankan ada agar tidak ada bagian acara yang terlewat atau tertukar.

Kolom dan Baris pada Susunan Acara

Bagian ini berisi rincian seluruh alur kegiatan yang akan dilangsungkan. Tujuannya adalah agar setiap bagian acara tersusun dengan runtut dan mudah dibaca. Dengan adanya baris dan kolom, susunan acara lebih sistematis. 

Jika digabungkan dengan kolom nomor, maka tiap segmen acara menjadi lebih jelas dan tidak membingungkan.

Kolom Waktu

Kolom ini termasuk elemen paling penting dalam penyusunan rundown acara. Di dalamnya tertera kapan setiap kegiatan dimulai dan berakhir, serta berapa lama waktu yang dialokasikan. 

Jadwal yang ada pada kolom ini bersifat tetap dan menjadi acuan utama agar seluruh kegiatan berlangsung sesuai rencana.

Kolom Kegiatan/Acara

Kolom ini mencantumkan nama-nama kegiatan yang akan dilaksanakan dalam suatu acara. Setiap aktivitas harus tersusun berurutan dan harus sesuai dengan waktu yang tercantum di kolom sebelumnya. 

Biasanya, kegiatan dicatat dalam bentuk singkat, misalnya seperti sambutan, doa pembuka, acara inti, hiburan, atau penutupan.

Kolom Penanggung Jawab

Pada bagian ini, dituliskan siapa saja yang bertanggung jawab untuk masing-masing bagian acara. 

Adanya kolom ini sangat membantu untuk koordinasi, terutama bila ada kendala teknis atau kebutuhan mendesak selama acara berlangsung, karena semua pihak tahu siapa yang harus dihubungi.

Kolom Tempat

Kolom ini dibutuhkan ketika acara diselenggarakan di beberapa lokasi berbeda atau memiliki banyak ruang. 

Dengan menuliskan tempat pelaksanaan untuk tiap kegiatan, peserta dan panitia bisa mengarahkan diri dengan lebih mudah tanpa kebingungan berpindah ruangan.

Kolom Keterangan

Kolom terakhir ini berfungsi untuk mencatat catatan tambahan yang tidak termasuk dalam kolom lain. 

Biasanya berisi informasi teknis atau instruksi khusus, seperti catatan untuk melakukan sikap tertentu saat doa berlangsung, atau pemberitahuan teknis yang hanya relevan bagi panitia tertentu.

Ketika menyusun sebuah rundown acara, dua komponen yang wajib tercantum adalah kolom kegiatan/acara dan kolom waktu. 

Jika kedua elemen tersebut sudah terstruktur dengan rapi, maka rundown tersebut sudah memenuhi syarat sebagai jadwal acara formal.

Manfaat Adanya Rundown Acara

Penyusunan rundown bertujuan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan dalam sebuah acara dapat terlaksana secara teratur tanpa ada bagian yang terabaikan. 

Selain sebagai pedoman agar acara berlangsung sesuai urutan, keberadaan rundown juga berfungsi sebagai pengingat bagi pembawa acara maupun pengisi acara agar tidak melewati batas waktu yang telah ditentukan. 

Berikut ini merupakan sejumlah kegunaan dari adanya rundown dalam pelaksanaan suatu kegiatan:

• Membantu agar acara berjalan sesuai jadwal yang telah dirancang, serta mencegah terjadinya keterlambatan maupun perpanjangan waktu yang tidak diperlukan. 

Karena dalam satu acara terdapat berbagai segmen, maka pembagian waktu untuk masing-masing pihak yang terlibat, seperti pembawa acara atau pengisi acara, menjadi sangat penting.

• Mencegah terjadinya kesalahpahaman. Ketika rundown dibagikan kepada para peserta atau tamu yang hadir, semua pihak bisa memahami susunan kegiatan yang akan diselenggarakan. 

Dengan demikian, mereka tidak melewatkan bagian-bagian penting dari acara tersebut.

• Memberikan gambaran mengenai berapa lama waktu yang disiapkan untuk setiap kegiatan. Ini membantu semua pihak yang terlibat dalam acara agar lebih mudah dalam mengatur persiapan dan pelaksanaannya.
• Menjadikan jalannya acara lebih terorganisir, sistematis, serta mengurangi potensi gangguan yang bisa menghambat kelancaran kegiatan.

Jenis acara yang memanfaatkan rundown sangat beragam, mulai dari kegiatan formal seperti seminar, program siaran, diskusi publik, pertunjukan musik, upacara pernikahan, hingga acara pembukaan suatu tempat. 

Walaupun rundown telah dibuat dengan matang, pada praktiknya susunan ini tetap bisa disesuaikan apabila ada perubahan yang diperlukan selama pelaksanaan berlangsung.

Contoh Rundown Acara

Membuat susunan kegiatan untuk sebuah acara bukanlah hal yang rumit selama semua pihak yang terlibat memahami tujuan utama dan jalannya acara secara menyeluruh. 

Dengan perencanaan yang matang dan komunikasi yang baik di antara tim penyelenggara, jadwal kegiatan yang dibuat akan sangat membantu kelancaran pelaksanaan acara serta memastikan setiap segmen berlangsung sesuai rencana.

Agar lebih mudah memahami bentuk penyusunannya, berikut ini merupakan contoh rundown acara seminar yang bisa digunakan sebagai acuan dalam menyusun agenda kegiatan sejenis:

Dengan mengikuti struktur semacam ini, penyelenggara dapat menyusun agenda acara lain dengan mudah dan terarah, sesuai dengan kebutuhan dan karakteristik kegiatan yang akan diselenggarakan.

Sebagai penutup, demikian penjelasan mengenai contoh rundown acara yang bisa dijadikan referensi agar kegiatan berjalan lebih terstruktur, rapi, dan sesuai waktu.