Jakarta - Dalam beberapa waktu terakhir, semakin banyak individu yang bertekad untuk mendirikan bisnis atau usaha mikro.
Sayangnya, tidak sedikit pemilik usaha yang harus menghadapi kegagalan.
Kunci kesuksesan sebuah bisnis sangat bergantung pada bagaimana Anda menjalankannya; manajemen yang solid akan melancarkan operasional, sementara pengelolaan yang buruk akan berujung pada kekacauan.
Sebelum Anda memulai, sangat penting untuk memperkuat pemahaman mendasar, terutama mengenai cara mengatur keuangan usaha.
Kami akan menyajikan kiat-kiat vital mengenai cara mengatur keuangan usaha kecil dan menengah yang wajib Anda pahami sebelum terjun ke dunia bisnis.
Cara Mengatur Keuangan Usaha
Kesuksesan bisnis, terutama untuk usaha skala kecil dan menengah, sangat ditentukan oleh efektivitas manajemen dana.
Memahami cara mengatur keuangan usaha secara disiplin dan terstruktur adalah fondasi yang akan menentukan apakah bisnis Anda dapat bertahan dan berkembang dalam jangka panjang.
1. Pelajari Ilmu Keuangan Dasar
Langkah awal yang krusial dalam mengelola keuangan bisnis adalah memperkaya pengetahuan diri. Anda dapat memulainya dengan mempelajari cara memahami laporan keuangan.
Pada dasarnya, laporan keuangan terdiri dari empat komponen utama:
- Laporan arus kas
- Laporan penghasilan (laba rugi)
- Laporan neraca (posisi keuangan)
- Laporan modal
Dengan memahami cara membaca dokumen-dokumen ini, Anda setidaknya dapat menarik kesimpulan tentang tindakan strategis apa yang perlu diambil demi kemajuan bisnis Anda.
2. Susun Perencanaan Finansial
Sebelum meluncurkan sebuah usaha, perencanaan secara menyeluruh perlu dilakukan. Siapkan visi besar dan langkah-langkah awal yang akan Anda ambil dalam merintis usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM).
Setelah rencana utama (master plan) dibuat, bagi rencana tersebut menjadi segmen-segmen yang lebih kecil, misalnya rencana harian, mingguan, dan bulanan.
Pendekatan ini akan menjadikan perkembangan bisnis Anda lebih terstruktur.
Anda juga harus membuat rencana yang detail, mencakup daftar kegiatan yang akan dilakukan, kebutuhan yang diperlukan, serta total dana awal yang harus disiapkan.
3. Buat Pencatatan Keuangan yang Rinci
Seluruh aktivitas finansial dalam bisnis harus selalu dicatat. Tujuannya adalah untuk mengawasi setiap transaksi yang masuk dan keluar. Pencatatan yang baik juga meminimalkan risiko pengeluaran yang tidak terkontrol atau tidak wajar.
Sekecil apa pun skala bisnis yang Anda jalankan, minimal sediakan buku kas khusus.
Buku ini dipakai untuk mencatat semua pergerakan uang, baik yang keluar maupun yang masuk, disertai dengan bukti transaksi yang sah.
Pencatatan keuangan tidak hanya terbatas pada arus kas; catatan utang dan piutang juga tidak boleh diabaikan, sebab hal tersebut berkaitan langsung dengan aset atau kekayaan perusahaan yang Anda rintis.
Catatan dalam pembukuan harus dibuat secara terperinci dan sistematis agar mudah dipahami. Urutkanlah berdasarkan waktu dan tanggal terjadinya transaksi.
Walaupun pencatatan bisa dilakukan secara manual, metode ini dinilai kurang efisien dan memiliki peluang kesalahan perhitungan yang lebih tinggi. Untuk mempermudah dan meningkatkan akurasi,
Anda dapat memanfaatkan aplikasi pembukuan yang tersedia di pasar, yang juga umumnya menyediakan fitur pemantauan utang piutang. Dengan bantuan aplikasi, Anda bisa memantau kondisi kas usaha secara waktu nyata (realtime) di mana saja.
4. Tetapkan Anggaran Secara Teratur
Selain mencatat, menyusun anggaran (budgeting) secara berkala adalah hal yang sangat penting dalam bisnis. Penetapan anggaran bertujuan untuk membatasi pengeluaran agar tidak melebihi batas yang ditentukan.
Sebaiknya, Anda membuat anggaran secara teratur, misalnya setiap minggu atau bulan. Kelompokkan pengeluaran berdasarkan kategorinya, dan pastikan seluruh kebutuhan operasional dapat terpenuhi.
Membuat anggaran yang teratur juga akan meningkatkan efisiensi operasional usaha, yang memberikan dampak positif dalam jangka panjang.
Saat menyusun anggaran, Anda perlu mempertimbangkan data dari buku kas sebelumnya, sehingga Anda dapat menentukan alokasi mana yang perlu dikurangi atau ditambah.
Anggaran harus saling berkesinambungan antara satu periode dengan periode lainnya agar bisnis dapat berjalan lancar.
5. Awasi Aliran Kas Keuangan
Kiat penting selanjutnya adalah selalu memantau aliran kas keuangan. Pengawasan ini bertujuan utama untuk mencegah adanya kebocoran dana.
Memang, memantau arus kas membutuhkan ketelitian tinggi, dan pengetahuan dasar akuntansi sangat membantu untuk memahami kondisi kas yang sehat.
Untungnya, saat ini tersedia aplikasi yang dapat digunakan untuk menyimpan data kas keuangan dan mengolahnya menjadi laporan yang terstruktur, sehingga Anda tidak perlu lagi kesulitan dalam mengawasi arus kas.
6. Percepat Perputaran Arus Kas
Pengelolaan finansial bisnis yang baik juga terlihat dari bagaimana Anda mengelola utang dan piutang. Banyak pengusaha kesulitan dalam mempercepat perputaran arus kas mereka.
Salah satu alasannya adalah jika jangka waktu termin pembayaran untuk penjualan kredit lebih panjang dibandingkan dengan pembelian kredit.
Oleh karena itu, menyeimbangkan kedua termin tersebut adalah hal yang sangat diperlukan untuk menjaga arus kas tetap lancar.
7. Manfaatkan Laba untuk Pengembangan Bisnis
Sebuah bisnis dianggap sukses jika berhasil menghasilkan keuntungan (laba) yang besar. Alih-alih menghabiskan seluruh laba untuk kepentingan pribadi, akan lebih baik jika Anda menyisihkan sebagian dana tersebut untuk memajukan usaha.
Dari setiap keuntungan bulanan yang didapat, sisihkan minimal 10 % untuk ditambahkan sebagai modal usaha.
Dengan strategi ini, bisnis yang Anda rintis akan terus berkembang. Misalnya, pemilik toko kelontong dapat menggunakan keuntungan yang disisihkan untuk membeli variasi dan kuantitas barang dagangan yang lebih banyak.
8. Pisahkan Dana Pribadi dan Modal Usaha
Sekecil apa pun skala bisnis yang dijalankan, memisahkan uang pribadi dan uang usaha adalah praktik wajib. Tujuan pemisahan ini adalah untuk mencegah modal bisnis terpakai tanpa sengaja untuk kebutuhan pribadi.
Situasi terburuk yang terjadi ketika dana dicampur adalah modal habis tanpa disadari, yang memaksa bisnis Anda berhenti beroperasi.
Gunakan tempat yang berbeda untuk menyimpan kedua jenis uang ini; idealnya adalah membuat rekening bank yang terpisah khusus untuk bisnis. Selain itu, Anda harus berkomitmen untuk tidak menggunakan kas usaha demi kepentingan pribadi.
9. Persiapkan Dana Cadangan (Darurat)
Kita tidak pernah bisa memprediksi nasib bisnis di masa depan. Hal-hal tak terduga, seperti penurunan pendapatan drastis akibat persaingan atau bencana, mungkin saja terjadi.
Kondisi seperti ini dapat menempatkan bisnis Anda dalam posisi yang genting. Anda perlu menyiapkan dana cadangan atau darurat untuk mengantisipasi masa-masa sulit tersebut.
Dana darurat ini sebaiknya disiapkan sejak awal sebelum usaha dimulai dan harus digunakan secara bijaksana. Jangan memakainya untuk situasi yang masih bisa dikendalikan.
Dana ini baru boleh digunakan jika Anda mengalami kerugian yang signifikan. Dalam keadaan normal dan stabil, Anda dapat menganggap dana darurat ini sebagai bagian dari keuntungan yang dipertahankan dalam bisnis.
10. Pantau Kekayaan, Kewajiban, dan Dana Awal Secara Terperinci
Setiap aset, kewajiban (utang dan piutang), serta modal harus didokumentasikan secara sistematis. Seluruh elemen ini sangat memengaruhi kelangsungan bisnis yang Anda jalankan.
Piutang (dana yang harus diterima) adalah aset perusahaan dan wajib dicatat dengan akurat. Jika tidak, Anda berisiko kehilangan kekayaan perusahaan tanpa disadari.
Kewajiban (utang) Anda kepada pihak mitra juga harus dicatat, meskipun pemberi pinjaman sudah memiliki catatan mereka sendiri. Pendokumentasian ini penting untuk menghindari terjadinya klaim sepihak atau pelunasan ganda di kemudian hari.
Semua perlengkapan dan barang yang dimiliki oleh perusahaan juga perlu dicatat dalam buku inventaris. Lakukan pemeriksaan secara berkala untuk memastikan tidak ada barang yang hilang atau kurang.
11. Pertimbangkan Penggunaan Tenaga Ahli
Menggunakan tenaga profesional dapat menjadi opsi yang ideal jika Anda merasa tidak mampu mengurus seluruh aspek pengelolaan keuangan bisnis. Anda dapat merekrut individu yang berpengalaman di bidang ini.
Pengelolaan keuangan yang ahli akan sangat berdampak pada kualitas keputusan yang diambil dalam upaya mengembangkan usaha.
12. Pisahkan Tugas Kasir dan Akuntan
Memberikan peran ganda kepada kasir untuk merangkap sebagai akuntan adalah kekeliruan besar. Kasir yang memiliki wewenang ganda tersebut memiliki potensi besar untuk memanipulasi laporan keuangan.
Tentu saja, manipulasi ini akan berdampak buruk pada kondisi finansial bisnis Anda. Oleh karena itu, rekrut akuntan dan kasir secara terpisah untuk menjaga integritas laporan.
13. Perhatikan Perjanjian dengan Pihak Lain
Mitra dalam menjalankan usaha sangatlah penting. Banyak orang memilih orang terdekat sebagai rekan bisnis, padahal hal ini berisiko bagi kelangsungan usaha Anda.
Sebelum memulai kerja sama, pastikan Anda memeriksa dengan saksama perjanjian kontrak yang disepakati. Selalu usahakan ada kesepakatan tertulis (hitam di atas putih).
Dengan adanya kontrak resmi, perjanjian tersebut dapat dijadikan bukti jika suatu saat terjadi penyimpangan kewajiban dari salah satu pihak.
Sebagai penutup, semoga kiat-kiat di atas membantu. Dengan menguasai cara mengatur keuangan usaha secara disiplin, fondasi bisnis Anda akan semakin kuat dan siap untuk berkembang.